Bestillinger

Bestillingen er Trin 1 i indkøbsflowet. Det er der du beder leverandøren om varer, til den pris og mængde I har aftalt. Når leverandøren afsender, går du videre til Modtagelse. Når fakturaen kommer, går du videre til Leverandørfaktura.

Hvorfor du opretter bestillinger i Rackbeat

En bestilling i Rackbeat er dokumentationen af et indkøb. Den binder varelinjer, priser, leverandør og forventet leveringsdato sammen i ét bilag, så lager, kostpris og økonomi hænger sammen senere. Uden bestilling ved Rackbeat ikke hvad det modtagne lager skulle have kostet.

Opret en ny bestilling

1. Klik på Indkøb → Bestillinger i hovedmenuen.
2. Klik Opret ny øverst til højre.
3. Vælg den leverandør du ønsker at bestille hos. Hvis leverandøren ikke findes, opret den først under Leverandører.
4. Udfyld bestillingsdato, forventet leveringsdato, valuta og evt. reference.
5. Tilføj varelinjer i bunden — vælg vare, indtast antal, og tjek at indkøbsprisen passer.

Send bestillingen til leverandøren

Når kladden er udfyldt:

1. Klik Send til Leverandør øverst.
2. I pop-up vinduet vælger du om Rackbeat skal sende en e-mail med en PDF af bestillingen, eller om du selv sender den.
3. Bekræft. Bestillingens status skifter til Afventer.

Hvis du vil sende bestillingen igen — fx fordi leverandøren ikke modtog den — kan du bruge Handlinger → Send igen.

Statusser på en bestilling

Bestillingen kan have følgende statusser undervejs:

• Kladde — endnu ikke sendt.
• Afventer — sendt, venter på levering.
• Delvist modtaget — kun nogle af varerne er kommet.
• Modtaget — alle varer er modtaget.
• Delvist faktureret / Faktureret — leverandørens faktura er bogført.
• Lukket — afsluttet.

Nummerserie for bestillinger

Rackbeat opretter automatisk unikke numre. Nummerserien starter ved 1001 — du kan ændre den under Virksomhedsindstillinger → Generelt → Numre.

Kopier eller annullér en bestilling

• Kopier: brug Handlinger → Kopier hvis du bestiller det samme igen næste måned.
• Annullér: brug Handlinger → Annullér hvis bestillingen ikke skal fortsætte. Annullerede bestillinger kan ikke modtages eller faktureres.

Officielle Rackbeat-vejledninger

• Sådan opretter du en bestilling — fuldt flow.
• Import af bestillinger — masseoprettelse via CSV.
• Eksport i indkøbsmodulet — træk bestillingsdata ud.
• Massehandlinger i Rackbeat — opdatér mange bestillinger på én gang.

Tips

• Skriv altid en intern reference på bestillingen — det gør det lettere at finde den senere.
• Tjek leverandørens betalingsbetingelser før du bekræfter — det styrer hvornår fakturaen forfalder i Expense.
• Bestil tidligt nok — brug Genbestil-rapporten som ugentlig rutine.