Rackbeat

Rackbeat er Simulants lagerstyrings- og indkøbssystem. Det er der, du holder styr på dit varekartotek, dine leverandører, dit indkøb, dit lager, dine salgsordrer og din faktura. Rackbeat er koblet sammen med Simulant Shop, så lager og kostpriser synkroniseres automatisk.

Denne manual følger den officielle Rackbeat-dokumentation på helpdesk.rackbeat.com. Brug den her for at få et overblik, og dyk ned i de officielle vejledninger når du skal i detaljer.

Hvorfor Rackbeat findes

Rackbeat er lager- og indkøbs-modulet i din virksomhed. Du øver dig her i hele varens livscyklus: leverandøren bestilles, varen modtages, kostprisen registreres, lageret opdateres, varen sælges via Simulant Shop, plukkeseddel printes, forsendelse oprettes, faktura sendes til kunden. Det er ERP-systemets hjerte.

Indkøbsmodulet — den korte guide

I indkøbsfanen får du en komplet oversigt over indkøb og leverandører. Modulet håndterer:

• Bestillinger — det du beder leverandøren om.
• Modtagelse af varer — det der ender på lageret.
• Leverandørfaktura — opkrævningen fra leverandøren.
• Leverandører og leverandørgrupper.

Du behøver ikke at følge alle trin hver gang — du kan springe direkte til oprettelsen af en faktura.

Trin 1: Opret en bestilling

1. Klik på fanebladet Indkøb og vælg Bestilling.
2. Klik Opret ny og vælg hvilken leverandør du ønsker at bestille hos.
3. Udfyld de nødvendige informationer og tilføj varelinjerne.
4. Klik Send til Leverandør når du er klar. I pop-up vinduet vælger du, om der skal sendes en mail.
5. Bestillingen er oprettet.

Trin 2: Modtag varer

Når varerne kommer fra leverandøren:

1. Gå til bestillings-oversigten og hold musen over de 3 prikker — klik Opret modtagelse. Alternativt: åbn bestillingen og klik Opret ny modtagelse.
2. Åbn kladden og indtast hvor mange varer du har modtaget. Som standard vælges det fulde antal.
3. Klik Modtag. Lagerbeholdningen justeres.

Hvis du modtager mindre end det fulde antal, bliver status Delvist modtaget. Du kan modtage resten via Handlinger → Modtag resterende så mange gange som nødvendigt.

Trin 3: Registrér leverandørfaktura

Fakturaen skal altid matche det modtagne fra leverandøren.

1. Gå til bestillings-oversigten → hold musen over de 3 prikker → Opret faktura. Alternativt: åbn bestillingen og klik Opret faktura.
2. Find fakturakladden under fanen Fakturaer.
3. Redigér mængder og priser så de matcher den modtagne faktura.
4. Klik Bogfør når fakturaen er klar.

Hvis du kun har modtaget en del af bestillingen, kan du redigere mængderne — indkøbsordren får statussen Delvis faktureret. Opret en ny fakturakladde når du modtager resten.

Salgsmodulet — overblik

På salgs-siden håndterer du kunder, tilbud, ordrer, fakturaer og forsendelser. Officielle guider:

• Sådan opretter du salgsfaktura i Rackbeat
• Sådan opretter du en kundefaktura ud fra en salgsordre
• Sådan redigerer du et tilbud
• Sådan konverterer du et tilbud til en salgsordre
• Sådan opretter du en forsendelse ud fra en salgsordre
• Delvis afsendelse af en ordre

Sådan opretter du en salgsfaktura

1. Naviger til Salg → Fakturaer.
2. Klik Opret Faktura i højre hjørne.
3. Vælg kunden og klik Opret og rediger.
4. Udfyld oplysninger og tilføj produktlinjer.
5. Klik Bogfør når du er klar.
6. Vælg indstillinger: send på mail, EAN-faktura, opret forsendelse.
7. Markér som afsendt (valgfrit).

Alternativt: opret fra ordre, fra forsendelse, eller kopier en eksisterende faktura.

Tilbud, salgsordre og faktura

Salgsflowet i Rackbeat har typisk tre trin:

1. Tilbud — uforpligtende prisangivelse til kunden.
2. Salgsordre — kunden har accepteret, ordren er bekræftet.
3. Faktura — opkrævning sendes.

Tilbud kan konverteres direkte til salgsordre, og salgsordre kan konverteres til faktura. Du kan også oprette en faktura uden tilbud/ordre hvis det er enkelt salg.

Følgeseddel og plukkeliste

Når en salgsordre skal pakkes og sendes:

• Sådan laver du en følgeseddel — bilag der følger varen.
• Sådan genererer du en plukkeliste (pakkeseddel) — intern liste til lageret.

Plukkelisten viser hvor i lageret hver vare ligger, så pakkeren kan gå målrettet rundt.

Forsendelse

Du kan oprette en forsendelse ud fra en salgsordre — den knytter varerne til en fysisk pakke der sendes. Forsendelsen kobler op til Simulant Shipping, hvor selve fragtlabelen oprettes.

Sådan arbejder du med fragt i Rackbeat.

Lagerstyring

Lageret styres med flere koncepter:

• Lokationer — fysiske steder hvor varerne ligger.
• Batch — partier af varer (relevant for fødevarer, kosttilskud, etc.).
• Serienumre — unik ID pr. vare (relevant for elektronik).
• Styklister — varer der består af flere komponenter.
• Statusoptælling — manuel kontrol af lager mod system.

Officielle vejledninger:

• Sådan laver du en regulering (antal/kostpris).
• Statusoptælling i Rackbeat.
• Enhedskonvertering i Rackbeat.

Kostpris og prishistorik

Kostprisen er det varen har kostet dig at købe. Den opdateres automatisk når du registrerer en leverandørfaktura — eller du kan regulere den manuelt. Kostprisen bruges til at beregne avance ved salg.

• Visning af Prishistorik i Rackbeat.
• Sådan eksporterer du kostpris, min. bestilt og rabatsats på leverandørvarer.

Kunder og kontaktpersoner

• Sådan opretter du noter til specifikke kunder i Rackbeat.
• Sådan opretter og redigerer du kontaktpersoner i Rackbeat.
• Hvad er "Maks. kredit"? — kundekredit-grænser.
• Mængderabatter i Rackbeat.

Import — masseoprettelse

Rackbeat har stærk import-funktionalitet til at klargøre en virksomhed hurtigt:

• Import i Rackbeat — generelt.
• Import af produkter.
• Import af leverandører og leverandørdata.
• Import af kunder og kundedata.
• Import af bestillinger.
• Import af salgsordre.
• Import af styklister.
• Import af lokationer.
• Import af flytninger (lagerflyt).
• Import af reguleringer.
• Import af varesamlinger.

Eksport

Du kan trække data ud af Rackbeat:

• Eksport i indkøbsmodulet — bestillinger, fakturaer, leverandører.
• Eksport i salgsmodulet — tilbud, ordre, faktura, kunder.
• Sådan eksporterer du varedata.
• Sådan eksporterer du kundedata.

Rapporter

Rackbeat har indbyggede rapporter til daglig drift og månedsrapportering:

• Rapport: Lagerværdi — værdien af dit lager pr. dato.
• Rapport: Genbestil — varer der skal genbestilles.
• Rapport: Varekort — komplet historik pr. vare.
• Rapport: Optælling — lagerkontrol.
• Rapport: Salgsstatistik — salg over tid.
• Rapport: Transaktioner.
• Rapport: Batch og Batchoptælling.
• Rapport: Ordrestatistik.
• Rapport: Serienumre.

Massehandlinger

Vil du opdatere mange varer/ordrer/kunder på én gang, brug Massehandlinger i Rackbeat. Marker rækker og vælg en handling — fx ændre pris, tildele kategori eller slette.

Avancerede funktioner

• Dropshipping i Rackbeat — leverandøren sender direkte til kunden.
• Proformafaktura i Rackbeat — uforpligtende faktura før den endelige.
• Oprettelse af delfaktura — flere fakturaer pr. ordre.
• Sådan arbejder du med Consignment — du står på lager hos kunden.
• Sådan arbejder du med toldkoder (Handelsfaktura) — for eksport-forsendelser.
• Salgsbudgetter — sæt mål og følg op.
• Priser i andre valuta.
• Hvordan fungerer EAN-fakturering i Rackbeat? — til offentlige kunder.
• Emballageindberetning (EPR) — lovpligtig for visse virksomheder.
• Noter i Rackbeat — interne kommentarer på alt.

Integrationer

Rackbeat kan kobles på andre systemer:

• Sådan aktiverer du Visma Connect — regnskab.
• API-nøgler i Rackbeat — til egne integrationer.
• Simulant Shop (PrestaShop) — synkronisering af varer, lager og priser.
• e-conomic — bogføring.

Oversættelser og sprog

Sådan arbejder du med flere sprog i Rackbeat (Oversættelser) — relevant hvis I sælger til kunder i flere lande.

PDF-tilpasning

• Sådan tilføjer du stregkodebillede på din PDF.
• Kan jeg fjerne leveringsadressen på PDF'en?.

Tips

• Brug bestilling → modtagelse → faktura-flowet — så hænger tal og lager altid sammen.
• Tjek kostpris på leverandørfakturaen før du bogfører — fejl her ødelægger avance-beregning.
• Lagerregulering kun ved fysisk optælling — ellers mister du sporbarhed.
• Import før manuel oprettelse — hvis du har 100+ varer, brug CSV-import.
• Genbestillings-rapport ugentligt — så undgår du restordrer.
• Kobl Simulant Shop først — ellers manuel dobbelt-vedligehold.

Når noget ikke virker

• Lager-tal stemmer ikke? Kør statusoptælling og lav regulering.
• Kostpris ser forkert ud? Tjek leverandørfakturaen — den seneste bogførte faktura sætter kostprisen.
• Bestilling står på "Delvis modtaget"? Brug Handlinger → Modtag resterende.
• Faktura kan ikke bogføres? Tjek at alle linjer har antal og pris.
• Excel ændrer varenumre med 0 foran? Følg vejledningen Excel ændrer varenumrene.
• PDF ser forkert ud? Tjek PDF-tilpasnings-indstillinger eller kontakt support.

Kontakt Rackbeat-support

Rackbeat har en stor mængde funktionalitet, og det betaler sig at eksperimentere. Kontakt Rackbeat-supporten hvis du er interesseret i sparring omkring jeres arbejdsgange.

Læs videre

Den fulde officielle dokumentation findes på helpdesk.rackbeat.com/da/knowledge/vejledninger. Den er grupperet i:

• Eksport — alle eksport-vejledninger.
• Import — alle import-vejledninger.
• Rackbeat (generelt) — bestillinger, salg, faktura, lager, integrationer.
• Rapportering — alle rapporter.

I Simulant er Rackbeat især koblet til Simulant Shop (varer + lager) og Expense (leverandørfakturaer). Cross-refer dertil for det fulde billede.