Leverandørfaktura

Leverandørfakturaen er Trin 3 i indkøbsflowet. Det er der du registrerer den faktiske regning fra leverandøren — og det er her kostprisen for de modtagne varer låses fast. Faktura-bilaget kommer videre til Expense til betaling.

Hvorfor du bogfører leverandørfakturaen i Rackbeat

Du kunne i princippet bare bogføre regningen direkte i bogføringssystemet — men så ville Rackbeat ikke vide hvad varerne kostede. Ved at registrere fakturaen mod den oprindelige bestilling sikrer du, at:

• Kostprisen opdateres på hver vare.
• Avancen ved senere salg bliver korrekt.
• Bilaget matcher mod modtagelsen, så du fanger uoverensstemmelser.
• Betalingsbilaget kommer videre til Expense.

Opret faktura fra en bestilling

1. Gå til Indkøb → Bestillinger og find bestillingen.
2. Hold musen over de 3 prikker → klik Opret faktura. Alternativt: åbn bestillingen og klik Opret faktura øverst.
3. Fakturakladden lægges under fanen Fakturaer.
4. Åbn kladden — tjek varelinjer, antal og priser mod den faktiske faktura fra leverandøren.
5. Tilret eventuelle differencer (fx fragtgebyr eller prisstigning).
6. Klik Bogfør.

Tilret antal og priser

Hvis fakturaen ikke matcher bestillingen:

• Prisstigning siden bestillingen — opdatér linjeprisen. Den nye pris bliver kostpris.
• Mængderabat — tilføj en rabat-linje eller juster pris pr. enhed.
• Fragt eller miljøtillæg — tilføj som ekstra varelinje (eller som omkostning der fordeles på varelinjerne).
• Forkert vare på fakturaen — kontakt leverandøren for kreditnota før du bogfører.

Delfaktura — flere fakturaer pr. bestilling

Hvis du har modtaget en del af bestillingen og leverandøren sender en faktura nu og en senere:

1. Bogfør faktura nr. 1 med de modtagne linjer.
2. Bestillingen får status Delvis faktureret.
3. Når resten modtages, opret en ny fakturakladde via Opret faktura — Rackbeat foreslår automatisk de resterende linjer.

Oprettelse af delfaktura.

Faktura uden bestilling

Du kan også oprette en leverandørfaktura uden en forudgående bestilling — fx hvis du har købt en mindre ting kontant. Gå til Indkøb → Fakturaer → Opret faktura, vælg leverandør og tilføj linjer direkte.

Status efter bogføring

• Bogført — fakturaen er låst. Bilaget kan stadig ses og udskrives.
• Delvis faktureret — bestillingen har flere fakturaer i gang.
• Faktureret — alt på bestillingen er bogført.

Det bogførte bilag synkroniseres til Expense, hvor den endelige betaling registreres i Nordbank.

Officielle Rackbeat-vejledninger

• Sådan opretter du en salgsfaktura i Rackbeat — modsvarende flow på salgssiden, men strukturen er den samme.
• Sådan opretter du en kundefaktura ud fra en salgsordre.
• Oprettelse af delfaktura.
• Proformafaktura i Rackbeat — hvis I skal sende uforpligtende faktura før den endelige.

Tips

• Bogfør fakturaen samme dag den kommer — så er kostpris og økonomi altid up-to-date.
• Match altid mod modtagelsen — hvis du ikke har modtaget, så modtag først.
• Fragt fordeles typisk på varelinjerne så det indgår i kostprisen — ikke som separat omkostning.
• Gem PDF'en fra leverandøren som bilag på fakturaen.